(01) — Maua Systems · para dueños de firmas

Su asistente de temporada renuncia cada mayo. Su sistema, no.

Operaciones con IA llave en mano para firmas pequeñas de impuestos y contabilidad: los documentos se persiguen solos hasta cerrar el checklist, las preguntas de estatus se responden por WhatsApp en segundos y el expediente del cliente nuevo llega ya prellenado. Instalado en 30 días — y operado junto a usted, por el dueño de una firma que lo usa en su propia práctica todos los días.

Instalado en 30 días Operado toda la temporada EN · ES · PT Nativo de WhatsApp
(02) — A dónde se va la temporada

Febrero no debería correr sobre su celular.

Usted no abrió una firma para perseguir W-2 y responder "¿recibió mis documentos?" nueve veces antes del almuerzo. Pero ahí se van las horas — y cada año la solución es un asistente de temporada que cuesta $18–22 mil, necesita capacitación en enero y se va en mayo.

Una firma de 300 declaraciones gasta unos 20 minutos por declaración persiguiendo documentos y atendiendo llamadas de estatus. Son 100 horas por temporada — $15,000 a una tarifa de realización de $150 — antes de contar los clientes rechazados por falta de capacidad.
Fig. 01 — matemática ilustrativa. El diagnóstico la corre con los números reales de su firma.
(03) — El sistema

Cinco motores. Empiece con uno.

No es software para aprender. Es una capa de operaciones que configuramos a su firma — sus checklists, sus respuestas aprobadas, los idiomas de sus clientes — y luego operamos con usted.

Fig. 02 — la versión de 25 segundos.
MOTOR 1

Recolección de documentos en piloto automático

Cada cliente tiene su checklist personal. El sistema pide, recuerda, recibe, clasifica y archiva — por WhatsApp, SMS y correo — y solo escala cuando un cliente de verdad se atasca. Usted ve un solo tablero: quién está completo, quién está cerca, quién necesita una llamada.

MOTOR 2

Una recepción con IA que conoce su firma

Preguntas de estatus, logística de documentos y captación de prospectos respondidas al instante, correctamente, en el idioma de su cliente, a cualquier hora. Basada en las respuestas aprobadas de su firma, con un límite que nunca cruza: sin consejos fiscales, sin promesas, y con un traspaso limpio a usted cuando importa.

MOTOR 3

Expedientes que se llenan solos

Los clientes nuevos reciben un organizador prellenado y solo se les pide lo que falta. Las cartas de contratación salen y regresan firmadas sin pasar por su escritorio.

MOTOR 4

Estados de cuenta que se recolectan solos

Cobranza mensual y trimestral a sus clientes de contabilidad — estados de cuenta, tarjetas, recibos — hasta completar la carpeta, más los reportes de cierre de mes entregados en su portal y con lectura confirmada. La mitad de la contabilidad que es perseguir papeles, fuera de su escritorio.

MOTOR 5

Una mesa de formación que se prepara sola

Su flujo de formación de LLC, con su marca: formulario de entrada trilingüe, checklist de documentos, carta de contratación enviada y firmada, y los paquetes de Articles y EIN prellenados, listos para que su equipo los presente. Preparado, nunca presentado solo — el nombre en el registro sigue siendo el suyo.

El tablero de campaña: seis clientes, cada uno con su barra de progreso de documentos, y un botón para recordar pendientes
Fig. 03 — un solo tablero: quién está completo, quién está cerca, quién necesita una llamada.
La recepción con IA respondiendo a una clienta en portugués, con base en su checklist real
Fig. 04 — una respuesta real, en el idioma de la clienta, basada en su checklist real.
El organizador del portal del cliente con 9 de 9 puntos completos
Fig. 05 — el organizador del cliente: 9 de 9 recolectados, cero toques del equipo.
Capturas reales del sistema que opera nuestra propia firma — los nombres de clientes son datos de demostración ficticios.
(04) — Prueba de trabajo

Construido por el dueño de una firma — no por una agencia.

Maua Systems es la capa de operaciones que Rafael Dantas construyó para su propia práctica de impuestos y contabilidad en Florida, atendiendo a clientes que viven en WhatsApp. Opera su firma todos los días — la recolección de documentos, la recepción, los expedientes, los reportes de cierre de mes. Lo que usted instala no es un demo: es la plataforma sobre la que ya funciona una firma real, menos los años que tomó construirla.

(05) — Cómo empieza

Empieza con un diagnóstico, no con un contrato.

PASO 1

Diagnóstico de Operaciones — $249

Un desglose por escrito de su flujo de expedientes → documentos → entrega, con la matemática de horas perdidas sobre sus números. Útil lo contrate o no — y acreditado por completo contra su instalación si lo hace.

PASO 2

Empiece con un motor — $490 + $390/mes

Empiece por el motor que más le duele — casi siempre la recepción con IA. Instalado en dos semanas, configurado a su firma, mes a mes: cancela cuando quiera.

PASO 3

Crezca hacia la operación completa

Agregue motores cuando esté listo: tres motores cuestan $890 al mes, la práctica completa — los cinco — $1,190, y el plan operado ($1,490) suma un operador dedicado, reportes mensuales de métricas y refuerzo en temporada.

Un motor
$390/mes
$490 de instalación · mes a mes
Tres motores
$890/mes
ahorra $280/mes
vs. tres por separado
Práctica completa — los cinco
$1,190/mes
ahorra $760/mes
toda la firma en rieles
Operado
$1,490/mes
operador + métricas + refuerzo de temporada incluidos
Todos los planes son mes a mes — y el diagnóstico de $249 se acredita contra su instalación.
La garantía: con el motor de documentos, al menos el 70% de las solicitudes resueltas sin ningún toque de su equipo en los primeros 30 días — o ese mes no cuesta nada. Y todo es mes a mes: sin contratos, sin permanencia.
La agenda es real: un máximo de dos firmas por mes, y nada nuevo del 15 de diciembre al fin de la temporada de impuestos.
(06) — Lo que preguntan los dueños de firmas

Respuestas honestas.

Ya pagamos TaxDome, Karbon o un portal de clientes.
Y sus clientes igual le mandan fotos de sus W-2 por texto. El cementerio de portales es exactamente la brecha: no reemplazamos su software — hacemos que el cliente de verdad no necesite llamarlo, y lo que recolectamos aterriza donde ya vive su flujo de trabajo.
Hoy los clientes nos mandan sus W-2 por correo y mensajes. ¿Es un problema?
Más de lo que la mayoría imagina. Bajo la regla de salvaguardas de la FTC, todo preparador pagado es una institución financiera — obligado a mantener un plan escrito de seguridad de la información, cifrar los datos del cliente en tránsito y en reposo y controlar quién accede a qué; la renovación del PTIN ahora le hace atestiguar esas responsabilidades bajo pena de perjurio. Y la guía del IRS (Pub 4557) indica no mover documentos de contribuyentes por correo simple. Un canal de recolección cifrado y rastreado cubre el lado de la recolección de esas obligaciones. El plan y las políticas siguen siendo suyos — ninguna herramienta por sí sola hace que una firma cumpla — pero los W-2 en sus mensajes de texto son lo primero que el diagnóstico señala.
¿Y si la IA le dice algo incorrecto a un cliente?
Nunca da consejos fiscales — ese límite está impuesto en código, no en un prompt. Responde logística y sus preguntas frecuentes aprobadas, en el idioma del cliente, y pasa todo lo demás a su equipo. Usted revisa cada respuesta que tiene permitido dar antes de salir en vivo.
¿Cuánto cuesta?
Primero el diagnóstico de $249 — siempre. Después empieza con un solo motor: $490 de instalación y $390 al mes, mes a mes. Tres motores cuestan $890 al mes; los cinco — la práctica completa — $1,190; el plan operado, $1,490. Si la matemática no funciona para su volumen, el diagnóstico lo dice y paramos ahí.
Usted tiene una firma — ¿por qué equipar a otras?
Porque en Florida hay miles de negocios de dueños inmigrantes y no suficientes firmas atendiéndolos bien. Preferimos operar la capa de operaciones de este nicho que competir por declaraciones.
(07) — La ventana es antes de la temporada

Entre a la temporada listo.