Torres de oficinas de noche, con ventanas aún encendidas — el sistema trabaja mientras la firma duerme

(01) — Maua Systems · para dueños de firmas

Su asistente de temporada renuncia cada mayo. Su sistema, no.

Operaciones con IA llave en mano para firmas pequeñas de impuestos y contabilidad: los documentos se persiguen solos hasta cerrar el checklist, las preguntas de estatus se responden por WhatsApp en segundos y el expediente del cliente nuevo llega ya prellenado. Instalado en 30 días — y operado junto a usted, por el dueño de una firma que lo usa en su propia práctica todos los días.

Reserve el diagnóstico de $249 → Hable por WhatsApp

Instalado en 30 días Operado toda la temporada EN · ES · PT Nativo de WhatsApp

(02) — A dónde se va la temporada

Febrero no debería correr sobre su celular.

Usted no abrió una firma para perseguir W-2 y responder "¿recibió mis documentos?" nueve veces antes del almuerzo. Pero ahí se van las horas — y cada año la solución es un asistente de temporada que cuesta $18–22 mil, necesita capacitación en enero y se va en mayo.

Una firma de 300 declaraciones gasta unos 20 minutos por declaración persiguiendo documentos y atendiendo llamadas de estatus. Son 100 horas por temporada — $15,000 a una tarifa de realización de $150 — antes de contar los clientes rechazados por falta de capacidad.

Fig. 01 — matemática ilustrativa. El diagnóstico la corre con los números reales de su firma.

(03) — El sistema

Cinco motores. Empiece con uno.

No es software para aprender. Es una capa de operaciones que configuramos a su firma — sus checklists, sus respuestas aprobadas, los idiomas de sus clientes — y luego operamos con usted.

Fig. 02 — la versión de 25 segundos.

MOTOR 1

Recolección de documentos en piloto automático

Cada cliente tiene su checklist personal. El sistema pide, recuerda, recibe, clasifica y archiva — por WhatsApp, SMS y correo — y solo escala cuando un cliente de verdad se atasca. Usted ve un solo tablero: quién está completo, quién está cerca, quién necesita una llamada.

El checklist de documentos de un cliente: W-2 y 1099 recibidos, recibo de donación aún pendiente

MOTOR 2

Una recepción con IA que conoce su firma

Preguntas de estatus, logística de documentos y captación de prospectos respondidas al instante, correctamente, en el idioma de su cliente, a cualquier hora. Basada en las respuestas aprobadas de su firma, con un límite que nunca cruza: sin consejos fiscales, sin promesas, y con un traspaso limpio a usted cuando importa.

Mara respondiendo al instante la pregunta de estatus de un cliente, con base en su checklist real

MOTOR 3

Expedientes que se llenan solos

Los clientes nuevos reciben un organizador prellenado y solo se les pide lo que falta. Las cartas de contratación salen y regresan firmadas sin pasar por su escritorio.

Los campos de expediente de un cliente nuevo, ya llenos y confirmados

MOTOR 4

Estados de cuenta que se recolectan solos

Cobranza mensual y trimestral a sus clientes de contabilidad — estados de cuenta, tarjetas, recibos — hasta completar la carpeta, más los reportes de cierre de mes entregados en su portal y con lectura confirmada. La mitad de la contabilidad que es perseguir papeles, fuera de su escritorio.

El checklist mensual de estados de cuenta de un cliente de contabilidad, casi completo

MOTOR 5

Una mesa de formación que se prepara sola

Su flujo de formación de LLC, con su marca: formulario de entrada trilingüe, checklist de documentos, carta de contratación enviada y firmada, y los paquetes de Articles y EIN prellenados, listos para que su equipo los presente. Preparado, nunca presentado solo — el nombre en el registro sigue siendo el suyo.

Un paquete de formación de LLC preparado: Articles, EIN, carta de contratación y registered agent, todo listo

Una fachada blanca entretejida — una sola estructura sostiene todo el edificio

(04) — Prueba de trabajo

Construido por el dueño de una firma — no por una agencia.

Maua Systems es la capa de operaciones que Rafael Dantas construyó para su propia práctica de impuestos y contabilidad en Florida, atendiendo a clientes que viven en WhatsApp. Opera su firma todos los días — la recolección de documentos, la recepción, los expedientes, los reportes de cierre de mes. Lo que usted instala no es un demo: es la plataforma sobre la que ya funciona una firma real, menos los años que tomó construirla.

(05) — Cómo empieza

Empieza con un diagnóstico, no con un contrato.

PASO 1
Diagnóstico de Operaciones — $249
Un desglose por escrito de su flujo de expedientes → documentos → entrega, con la matemática de horas perdidas sobre sus números. Útil lo contrate o no — y acreditado por completo contra su instalación si lo hace.
PASO 2
Empiece con un motor — $99/mes
Empiece por el motor que más le duele — casi siempre la recepción con IA. Sin costo de instalación. Listo en dos semanas, configurado a su firma, mes a mes: cancela cuando quiera.
PASO 3
Crezca hacia la operación completa
Agregue motores cuando esté listo: tres motores cuestan $249 al mes, la práctica completa — los cinco — $349, y el plan operado ($599) suma un operador dedicado, reportes mensuales de métricas y refuerzo en temporada.

Una mano firmando una carta de contratación con pluma fuente — Fig. 03 — el diagnóstico, primero en papel.

Un motor

$99/mes

sin costo de instalación · mes a mes

Tres motores

$249/mes

ahorra $48/mes

vs. tres por separado

Práctica completa — los cinco

$349/mes

ahorra $146/mes

toda la firma en rieles

Operado

$599/mes

operador + métricas + refuerzo de temporada incluidos

Todos los planes son mes a mes, sin costo de instalación — y el diagnóstico de $249 se acredita contra su primer mes.

La garantía: con el motor de documentos, al menos el 70% de las solicitudes resueltas sin ningún toque de su equipo en los primeros 30 días — o ese mes no cuesta nada. Y todo es mes a mes: sin contratos, sin permanencia.

La agenda es real: un máximo de dos firmas por mes, y nada nuevo del 15 de diciembre al fin de la temporada de impuestos.

API oficial de WhatsApp Business Datos cifrados en tránsito Usted sigue siendo el responsable de los datos DPA disponible

Cómo se manejan los datos de sus clientes — pregúntenos todo en el diagnóstico, sin necesidad de una insignia.

(06) — Lo que preguntan los dueños de firmas

Respuestas honestas.

Ya pagamos TaxDome, Karbon o un portal de clientes.

Y sus clientes igual le mandan fotos de sus W-2 por texto. El cementerio de portales es exactamente la brecha: no reemplazamos su software — hacemos que el cliente de verdad no necesite llamarlo, y lo que recolectamos aterriza donde ya vive su flujo de trabajo.

Hoy los clientes nos mandan sus W-2 por correo y mensajes. ¿Es un problema?

Más de lo que la mayoría imagina. Bajo la regla de salvaguardas de la FTC, todo preparador pagado es una institución financiera — obligado a mantener un plan escrito de seguridad de la información, cifrar los datos del cliente en tránsito y en reposo y controlar quién accede a qué; la renovación del PTIN ahora le hace atestiguar esas responsabilidades bajo pena de perjurio. Y la guía del IRS (Pub 4557) indica no mover documentos de contribuyentes por correo simple. Un canal de recolección cifrado y rastreado, con un registro completo de actividad, cubre el lado de la recolección de esas obligaciones. El plan y las políticas siguen siendo suyos — ninguna herramienta por sí sola hace que una firma cumpla — pero los W-2 en sus mensajes de texto son lo primero que el diagnóstico señala.

¿Y si la IA le dice algo incorrecto a un cliente?

Nunca da consejos fiscales — ese límite está impuesto en código, no en un prompt. Responde logística y sus preguntas frecuentes aprobadas, en el idioma del cliente, y pasa todo lo demás a su equipo. Usted revisa cada respuesta que tiene permitido dar antes de salir en vivo.

¿Cuánto cuesta?

Primero el diagnóstico de $249 — siempre. Después empieza con un solo motor: $99 al mes, sin costo de instalación, mes a mes. Tres motores cuestan $249 al mes; los cinco — la práctica completa — $349; el plan operado, $599. Si la matemática no funciona para su volumen, el diagnóstico lo dice y paramos ahí.

Usted tiene una firma — ¿por qué equipar a otras?

Porque en Florida hay miles de negocios de dueños inmigrantes y no suficientes firmas atendiéndolos bien. Preferimos operar la capa de operaciones de este nicho que competir por declaraciones.