(01) — Maua Systems · para donos de escritório

Todo maio o assistente da temporada vai embora. O sistema fica.

A operação do seu escritório de contabilidade e impostos rodando com IA: o sistema cobra os documentos até o checklist fechar, responde pergunta de status no WhatsApp em segundos e entrega o cadastro do cliente novo já preenchido. Instalado em 30 dias — e operado junto com você, por quem roda o próprio escritório nele todos os dias.

Instalado em 30 dias Operado a temporada inteira EN · ES · PT Direto no WhatsApp

Agende o diagnóstico de $249 → Fale no WhatsApp

(02) — Para onde vai a temporada

Fevereiro não deveria rodar no seu celular.

Você não abriu escritório pra ficar correndo atrás de W-2 e respondendo "recebeu meus documentos?" nove vezes antes do almoço. Mas é aí que as horas vão embora — e todo ano a solução é contratar um assistente de temporada que custa US$ 18–22 mil, precisa de treinamento em janeiro e vai embora em maio.

Um escritório com 300 declarações gasta uns 20 minutos por cliente cobrando documento e atendendo ligação de status. São 100 horas por temporada — US$ 15 mil, a US$ 150 a hora — sem contar os clientes recusados por falta de braço.

Fig. 01 — conta ilustrativa. No diagnóstico, a gente refaz o cálculo com os números do seu escritório.

(03) — O sistema

Cinco módulos. Comece com um.

Não é mais um software pra você aprender. É uma camada de operação que a gente configura pro seu escritório — seus checklists, suas respostas aprovadas, o idioma dos seus clientes — e depois opera junto com você.

Fig. 02 — a versão de 25 segundos.

MÓDULO 1

Cobrança de documentos no piloto automático

Cada cliente tem o seu checklist. O sistema pede, lembra, recebe, classifica e arquiva — por WhatsApp, SMS e e-mail — e só te chama quando o cliente trava de verdade. Você vê um painel só: quem já entregou tudo, quem está quase lá, quem precisa de uma ligação.

MÓDULO 2

Uma recepção com IA que conhece o seu escritório

Pergunta de status, logística de documento e atendimento de lead novo — respondido na hora, certo, no idioma do cliente, de dia e de noite. Tudo com base nas respostas que você aprovou, e com um limite que ela nunca passa: não dá conselho tributário, não promete nada e te entrega a conversa quando o assunto é sério.

MÓDULO 3

Cadastro que se preenche sozinho

Cliente novo recebe o organizador já preenchido — o sistema só pergunta o que falta. A carta de contratação sai e volta assinada sem passar pela sua mesa.

MÓDULO 4

Extratos que se cobram sozinhos

Cobrança mensal e trimestral dos clientes de contabilidade — extratos, cartões, recibos — até a pasta fechar, mais o pacote de fechamento do mês entregue no portal do cliente, com leitura confirmada. A metade da contabilidade que é correr atrás de papel, fora do seu colo.

MÓDULO 5

Abertura de empresa com a papelada pronta

O seu fluxo de abertura de LLC, com a sua marca: formulário de entrada trilíngue, checklist de documentos, carta de contratação enviada e assinada, e os pacotes de Articles e EIN já preenchidos, prontos pra sua equipe protocolar. Preparado, nunca protocolado sozinho — o nome no registro continua sendo o seu.

O painel da campanha: seis clientes, cada um com sua barra de progresso de documentos, e um botão para lembrar pendências — Fig. 03 — um painel só: quem já entregou tudo, quem está quase lá, quem precisa de uma ligação.

A recepção com IA respondendo uma cliente em português, com base no checklist real dela — Fig. 04 — uma resposta real, no idioma da cliente, baseada no checklist real dela.

O organizador do portal do cliente com 9 de 9 itens concluídos — Fig. 05 — o organizador do cliente: 9 de 9 coletados, zero toques da equipe.

Capturas reais do sistema que roda o nosso próprio escritório — os nomes dos clientes são fictícios, dados de demonstração.

(04) — Prova de trabalho

Feito por um dono de escritório — não por uma agência.

O Maua Systems é a camada de operação que Rafael Dantas construiu pro próprio escritório de contabilidade e impostos na Flórida, atendendo cliente que vive no WhatsApp. É ela que roda o escritório dele todo dia — a cobrança de documentos, a recepção, o cadastro, os relatórios de fechamento do mês. O que você instala não é demo: é a plataforma onde um escritório de verdade já roda, menos os anos que levou pra construir.

(05) — Por onde começa

Começa com um diagnóstico, não com um contrato.

PASSO 1

Diagnóstico da Operação — $249

Um raio-x por escrito do seu fluxo — do cadastro à entrega — com a conta das horas perdidas feita nos seus números. Vale mesmo se você não fechar com a gente. E se fechar, o valor vira crédito na instalação.

PASSO 2

Comece com um módulo — $490 + $390/mês

Comece pelo módulo que mais dói — quase sempre a recepção com IA. Instalado em duas semanas, configurado pro seu escritório, mensalidade sem fidelidade: cancela quando quiser.

PASSO 3

Cresça no seu ritmo

Adicione os outros módulos quando fizer sentido: três módulos saem por $890 por mês, a prática completa — os cinco — por $1.190, e o plano operado ($1.490) inclui operador dedicado, relatório mensal de métricas e reforço na temporada.

Um módulo

$390/mês

$490 de instalação · sem fidelidade

Três módulos

$890/mês

economize $280/mês

vs. três avulsos

Prática completa — os cinco

$1.190/mês

economize $760/mês

o escritório inteiro nos trilhos

Operado

$1.490/mês

operador + métricas + reforço de temporada incluídos

Todo plano é mensal, sem fidelidade — e o diagnóstico de $249 vira crédito na instalação.

A garantia: com o módulo de documentos, pelo menos 70% das cobranças resolvidas sem ninguém da sua equipe encostar nos primeiros 30 dias — ou o mês sai de graça. E tudo é mensal: sem contrato, sem fidelidade.

A agenda é real: no máximo dois escritórios por mês, e nada novo de 15 de dezembro até o fim da temporada.

(06) — O que os donos de escritório perguntam

Respostas honestas.

Já pagamos TaxDome, Karbon ou um portal de clientes.

E mesmo assim o cliente manda foto do W-2 no seu WhatsApp. O cemitério de portais é exatamente essa lacuna: a gente não substitui o seu software — a gente faz o cliente parar de precisar te ligar, e o que o sistema coleta cai onde o seu fluxo de trabalho já vive.

Hoje o cliente manda W-2 por e-mail e mensagem. Isso é um problema?

Mais do que a maioria imagina. Pela regra de proteção de dados da FTC, todo preparador pago é "instituição financeira": é obrigatório manter um plano de segurança por escrito (o WISP), criptografar os dados do cliente e controlar quem acessa o quê — e a renovação do PTIN agora te faz atestar essas responsabilidades sob pena de perjúrio. Além disso, a orientação do IRS (Pub 4557) é que documento de contribuinte não circule por e-mail comum. Um canal de coleta criptografado e rastreado cobre o lado da coleta dessas obrigações. O plano e as políticas continuam seus — ferramenta nenhuma sozinha deixa o escritório em conformidade — mas W-2 no seu WhatsApp pessoal é a primeira coisa que o diagnóstico aponta.

E se a IA falar algo errado pra um cliente?

Ela nunca dá conselho tributário — esse limite está no código, não num prompt. Ela responde logística e as perguntas frequentes que você aprovou, no idioma do cliente, e passa o resto pra sua equipe. Antes de entrar no ar, você revisa cada resposta que ela tem permissão de dar.

Quanto custa?

Primeiro o diagnóstico de $249 — sempre. Depois você começa com um módulo só: $490 de instalação e $390 por mês, sem fidelidade. Três módulos ficam em $890 por mês; os cinco — a prática completa — em $1.190; o plano operado, em $1.490. Se a conta não fechar pro seu volume, o diagnóstico diz isso com todas as letras e a gente para por aí.

Você tem um escritório — por que equipar os outros?

Porque a Flórida tem milhares de negócios de imigrantes e falta escritório atendendo bem essa comunidade. A gente prefere rodar a camada de operação desse nicho a brigar por declaração.